„Es läuft. Wir bekommen viel mehr Anfragen, als wir annehmen können.“ Diesen oder einen ähnlichen Satz höre ich derzeit häufig, wenn ich mit Kanzleiinhabern spreche. Und auf den ersten Blick gibt es eigentlich auch keinen Grund zur Sorge: Es kommen täglich Mandatsanfragen, gute Mandate gibt es mehr als genug und meist stellt sich eher die Frage, wie die ganze Arbeit überhaupt noch bewältigt werden soll. Genau darin liegt allerdings eine Gefahr. Denn volle Auftragsbücher sagen zunächst einmal nur etwas über die Gegenwart einer Steuerkanzlei aus.
Wenn das Tagesgeschäft keine Zeit für Veränderung lässt
Den meisten Kanzleiinhabern ist bewusst, dass sich die Steuerberatung verändern wird. Digitalisierung, Automatisierung und inzwischen vor allem künstliche Intelligenz sind keine neuen Themen. Trotzdem fällt es vielen schwer, daraus konkrete Konsequenzen für die eigene Steuerkanzlei zu ziehen und sich gedanklich vom Hier und Jetzt weg zu bewegen und an die Zukunft zu denken. Dafür fehlt schlicht die Zeit.
Der Alltag ist geprägt vom Tagesgeschäft, von Personalmangel, drängenden Fristen, immer neuen Aufgaben und ständig neuen Mandatsanfragen. Die Frage, wie die Steuerkanzlei in fünf Jahren aussehen soll, hat dabei keine Priorität. Das kann so lange gut gehen, wie sich die Rahmenbedingungen nicht grundlegend ändern. Das war viele Jahre lang der Fall. Aktuell stehen wir aber vor dem größten Umbruch der letzten Jahre, wenn nicht Jahrzehnte.
KI-Systeme sind inzwischen in der Lage, immer größere Teile klassischer Buchhaltungs- und Deklarationstätigkeiten zu unterstützen oder sogar vollständig zu automatisieren. Die Möglichkeiten hierzu werden oftmals bislang nur nicht genutzt. Gleichzeitig entdecken Investoren den Kanzleimarkt, Banken und Softwareanbieter integrieren automatisierte Buchhaltungsleistungen in ihre Produkte usw. In den nächsten Jahren wird sich der Markt für klassische Deklarationsleistungen deshalb massiv verändern – und sie werden ebenso massiv an wirtschaftlicher Bedeutung für Kanzleien verlieren.
Der heutige Nachfrageüberhang kann täuschen
Das führt zu einer paradoxen Situation: Gerade, weil Kanzleien heute so stark ausgelastet sind, fehlt ihnen die Zeit, sich auf eine Entwicklung vorzubereiten, die einen Teil dieser Auslastung künftig überflüssig machen könnte. Viele Mandanten werden zunehmend unterscheiden zwischen einer Leistung, für die sie tatsächlich die Erfahrung, das Urteilsvermögen ihres Beraters und vor allem dessen zwischenmenschliche Fähigkeiten benötigen, und Leistungen, die automatisierbar sind. Und sie werden irgendwann nicht mehr bereit sein, beide Bereiche wie heute zu vergüten.
Gleichzeitig wird es Wettbewerber geben, deren Kostenstruktur (und damit deren Preis) von Beginn an auf einen hohen Automatisierungsgrad ausgerichtet ist. Eine etablierte Steuerkanzlei kann ihre über Jahre gewachsenen Strukturen nicht von heute auf morgen auf dieses Niveau bringen. Deshalb halte ich die nächsten Jahre für entscheidend.
Die Transformation sollte beginnen, solange es der Steuerkanzlei gut geht
Der beste Zeitpunkt, eine Steuerkanzlei grundlegend weiterzuentwickeln, ist nicht dann, wenn Umsätze zurückgehen und Wettbewerber und Mandanten die Preise unter Druck setzen. Der beste Zeitpunkt ist jetzt: bei guter Auslastung und (noch) stabilen Umsätzen.
Kanzleien, die diese Situation nutzen, können Automatisierungen und künstliche Intelligenz zunächst einsetzen, ohne den Effizienzgewinn sofort über niedrigere Preise weitergeben zu müssen. Sie schaffen vielmehr zusätzliche Kapazität und erwirtschaften (vorrübergehend) mehr Marge.
Wer die frei werdende Zeit lediglich dann aber mit noch mehr gleichartigen Mandaten füllt, wird strukturell wenig verändern können und sich damit nicht fit für die Zukunft machen können. Interessant wird es daher erst, wenn Kanzleien die gewonnene Kapazität zumindest teilweise nutzen, um Leistungen auszubauen, bei denen nicht die Verarbeitung von Daten im Mittelpunkt steht, sondern Erfahrung, Gestaltung und persönliche Beratung. Dazu können beispielsweise Nachfolge- und Gestaltungsberatung, strategische Beratung oder vielleicht auch Family-Office-Leistungen oder M&A gehören.
Was First Mover jetzt tun
Die Kanzleien, die diese Veränderung verstanden haben und aktiv gestalten, tun heute drei Dinge gleichzeitig: Sie automatisieren konsequent alle Routineprozesse, solange Mandant:innen noch die vollen Honorare zahlen – und bauen so höhere Margen und Kapazität auf. Sie investieren diese gewonnene Kapazität in neue Beratungsfelder, die KI nicht ersetzen kann. Und sie sorgen dafür, dass ihre Steuerkanzlei als Arbeitgeber und als Marke attraktiv bleibt. Sie nutzen die wirtschaftliche Freiheit, ihre Transformation aus einer Position der Stärke heraus anzugehen.
Das Zeitfenster für diese Transformation ist offen. Aber es schließt sich.
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